Onnistunut, mieleenpainuva tapahtuma ei synny kättä vääntämällä vaan yhteen hiileen puhaltamalla. Scandic Hotelsin suuret henkilöstöjuhlat synnytettiin hedelmällisessä vuorovaikutuksessa tilaajan ja tapahtumatoteuttajan kesken.
Helsingin Katajanokalla, punakylkisten Ruotsin-laivojen laiturin kupeessa sijaitsevassa Scandic Marina Congress Centerissä järjestetty Scandic-hotelliketjun henkilöstöjuhla keräsi talon täydeltä iloisia juhlavieraita. Broadway Finland hoiti tapahtuman kokonais- toteutuksen – visuaalisesta ilmeestä ja -tunnelmasta valoon, videoon, ääneen ja rakenteisiin asti.
Scandic Hotelsin jättitapahtumaa kaavailtiin alun perin toiseen lokaatioon, jonne ei lopulta saatu kaikkia tarvittavia viranomaislupia. ”Lähes puolentoistatuhannen hengen juhlalle laaditun alkuperäissuunnitelman muuttumisesta huolimatta projekti vietiin maaliinhyvin, vaikka juhlapaikan siirto loppuvaiheessa olikin kaikille yllätys ja aiheutti sekä aikataulu- että kustannuspaineita”, kertoo henkilöstöpäällikkö Carolina Sirén Scandic Hotels Oy:stä.
Scandicin juhlan suunnitteluryhmän vetäjänä toiminut Sirén kertoo yrityksen järjestäneen juhlat ensimmäistä kertaa tässä mittaluokassa. Pohjoismainen Scandic-ketju laajeni nimittäin Suomessa merkittävästi viime keväänä, kun muun muassa Cumulus-hotellit kautta maan siirtyivät Scandicin brändin alle, ja toimipisteiden määrä kasvoi yritysfuusiossa yli kaksinkertaiseksi aiemmasta. Juhlat olivat luontevasti ensimmäinen valtakunnallinen tapaaminen vanhan ja uuden henkilöstön välillä.
Broadwayn visuaaliseen suunnitteluun ja -toteutukseen erikoistunut Hokkuspokkus oli Scandicille jo aiemmista yhteyksistä tuttu ja luotettava juhlatunnelmien taikuri, ja saman katon alta hankittiin nyt myös juhlien tekninen kokonaistoteutus.
Panokset kohdalleen
”Muun muassa budjetin hallitseminen muutostilanteessa, nopealla aikataululla oli haastavaa, mutta Broadway ja Hokkuspokkus hoitivat siinäkin hienosti osuutensa tarjoamalla strategisia ratkaisuja, jotta saimme kaiken toteutettua niin, että kokonaisuudesta tuli vavahduttavan näköinen ja toimiva, ilman että livettiin kuluraameista”, Sirén toteaa.
Tapahtuman visualisoinnista vastannut Jaana Ketvell Hokkuspokkuksesta kertoo, että suurin panostus tehtiin kongressikeskuksen lähes tuhannen neliömetrin aulatilaan, jonne luotiin asiakkaan toivomaa vanhan ajan sirkus- ja tivolimaailmaa henkivä miljöö. ”Satsaaminen aulaan oli perusteltua, koska se näyttäytyi vieraille ensimmäisenä ja viimeisenä, ja palveli koko juhlien ajan muiden tilojen risteysasemana.”
Juhlien käyttöön varusteltiin kookkaan aulalämpiön lisäksi kolme muuta tilaa: Europaea-sali, ruokailutila sekä juhlateltta. Sisätiloihin toteutettiin muun muassa valaistus ja muu visualisointi sekä äänentoisto ja kuvansiirto. ”Asiat tarvitsevat aina tekniset puitteensa. Kun suunnitelmassa oli päädytty tivoliteemaan valoineen ja kojuineen, tehtäväkseni jäi miettiä miten kaikki saadaan toteutettua tilaan, jossa ei ole ripustuspisteitä”, Broadwayn Jani Pellikka avaa osuuttaan tapahtuman toteuttamisessa.
Silmiähivelevän kauniiksi ja tunnelmalliseksi muokattua aulalämpiötä koristeltiin muun muassa pitkillä lamppuketjuilla, valaistuilla kaarevilla trussirakenteilla sekä lediheittimien epäsuoralla valolla. Muodonmuutos oli niin mittava, että talossa työskentelevän väenkin kuultiin tunnustavan, ettei tilaa meinannut entiseksi tunnistaa.
Yhteisellä asialla
Samalla kun aulasta luotiin juhlien wow-keskipiste, salissa ja teltassa voitiin panostaa enemmän ohjelmaan. ”Salissa pidettiin puheita ja teltassa oli hyvää elävää musiikkia, eli niissä lava otettiin luontevasti fokuspisteeksi”, Pellikka summaa. Avajaispuheen jälkeen Europaea-sali kalustettiin pöydillä ja sen isoilla valkokankailla näytettiin videokuvaa telttalavalta. Näin sali palveli kahta eri tarvetta, ja osa vieraista saattoi jäädä seuramaan juhlien musiikkiohjelmaa sisälle taloon.
Isoon juhlatelttaan luotiin katettu kulku kongressikeskuksesta, jolloin teltta liittyi saumattomasti juhlan muihin tapahtumapaikkoihin. Teltta varusteltiin täydellisesti lavoineen, mukaan lukien esitystekniikka, kamerakalusto, ääni ja valo – baaria, tunnelmavaloja ja sisustusta unohtamatta. Pellikka ja Ketvell toteavat yhteen ääneen, että Scandic Marina Congress Centerin väen kanssa oli mukava ponnistella yhteisen asian eteen. ”Jäi sellainen vaikutelma, että kaikki pyrkivät helpottamaan toistensa työtä, ja tapahtumaa toteutettiin poikkeuksellisen hyvässä yhteishengessä.” Scandicin Carolina Sirén jakaa näkemyksen. ”Juhlien järjestely oli todella onnistunut. Ja kun ottaa huomioon yllätykset ja haasteet joita matkan varrella tuli, tämä saatiin maaliin todella hienosti. Jokainen teki osansa ja enemmänkin – kaikille tuntui olevan tärkeää tehdä tästä tapahtumasta paras mahdollinen!”