Olipa suunnitteilla yritysjuhlat tai mammuttiluokan konsertti, niillä on yllättävän paljon yhteistä, josta voi ammentaa puolin toisin. Onnistuneen tapahtuman taustalla on aina toimiva yhteispeli tilaajan ja toteuttajan välillä, mutta millainen mahtaa olla tapahtumatuotannon koko kaari suunnittelusta toteutukseen?
Valmista jälkeä syntyy, kun ollaan liikkeellä hyvissä ajoin ja soudetaan venettä samaan suuntaan, tietää Broadway Finland Oy:ssä tekniseen tuotantoon erikoistunut Kimmo
Räsänen. Räsäsen viimeisimpiä isoja puristuksia ovat olleet Jare ”Cheek” Tiihosen menestyksekkään artistiuran pitkät ”kuoppajaiset”, joissa taivallettiin kevätkauden areenakiertueesta kesän festivaalikeikkojen kautta tähden jäähyväiskonserttiin Lahden mäkimonttuun. Räsänen oli osallisena kaikissa tuotannoissa, joskin katseli jokaista osuutta hieman eri tontilta.
Räsänen jos kuka osaa avata tapahtumien suunnitteluprosessia myös yleisellä tasolla – olipa kokoluokkana mega tai mini. ”Aluksi täytyy todeta, että valmiille pohjalle on aina helpointa rakentaa. Ajatellaan vaikka Baltic Circle- tai Flow-festivaaleja, tai yrityspuolella Slushia, niissä kaikkea on testattu ja paranneltu vuosien varrella. Voidaan aina jatkaa siitä mihin viimeksi päästiin”, Räsänen pohjustaa. Myöskään Cheekin tapauksessa ei tarvinnut lähteä tyhjältä pöydältä. ”Cheekin tuotannoissa ohjenuorana on ollut, että joka kerta halutaan tehdä parempaa ja isompaa, kuin mitä ollaan itse aiemmin tehty – tai oikeastaan mitä kukaan on Suomessa koskaan tehnyt”, Räsänen naurahtaa.
Samanlainen tarve ylittää aiemmin nähty ja koettu näkyy nykyään tapahtumatuotannon kaikilla sektoreilla yritysjuhlia myöten. Tänään halutaan ja osataan panostaa – ja sille on syynsä. Tapahtumatuottajien asiakaskunta eli tilaajat sekä tapahtumiin osallistuva yleisö ovat tottuneet näkemään vaikuttavia show-esityksiä. Osataan odottaa enemmän ja hienompaa, halutaan kokemuksellisuutta ja ainutkertaisuutta. ”Viihdemaailma ja yritystapahtumat lähestyvät koko ajan toisiaan, ja korkeimman profiilin yrityskekkerit ovatkin nykyään jo täyttä show’ta.”
Ennakkotyöllä säästöjä
Räsäsen kuvailemaa kokemuksellisuutta ja ainutkertaisuutta ei synny kiireellä eikä tuurilla. Aluksi pitää muodostaa kokonaiskuva siitä, miten tapahtuman osa-alueet pelaavat yhteen. Videopuoli ei voi veivata visioitaan omassa nurkassaan samalla kun suunnitelma valaisusta valmistuu toisessa. Värimaailmojen, tarpeiden ja päämäärien pitää olla synkassa. Toimitusjohtajan avauspuhe vakuuttaa, jos planssit ovat kohdallaan, ja kaikelle on haettu täsmälliset iskut ja ajoitukset. ”Siitä syntyy myös merkittäviä kustannussäästöjä, jos kaikki on tarkasti ennakkoon suunniteltua, sparrattua ja ohjelmoitua. Rakenteiden, lamppujen, somistusten ja kaiken visuaalisen ennakkoon mallintaminen 3D:nä nopeuttaa käytännön toteutusta ja lyhentää esimerkiksi rakennusaikoja ja tilojen vuokra-aikoja.”
Ja vaikka isoihinkin suunnitelmiin saattaa tulla viime hetken muutoksia, on aina eduksi jos liikkeelle on lähdetty hyvissä ajoin. ”Esimerkiksi Cheekin Lahden konserttien päivämäärät olivat tiedossa yli vuotta aiemmin. Suunnittelu käynnistyi silloin”, Räsänen vertaa. ”Teknisen suunnitelman teko ja visuaalinen suunnittelu kulkevat käsi kädessä. Jos screenien määrää jostain syystä vähennetään, voidaanko lisätä lamppuja tai päinvastoin?”, Räsänen kertoo pohdinnoista.
Tunnelmalla on hintansa
”Ennen kuin esittelee mitään asiakkaalle, on hyvä laskea mitä se maksaa! Ja kannattaa tarjota kerralla ainakin kolme rinnakkaista vaihtoehtoa: iso, riisuttu sekä niiden välimuoto – ja kaikkiin samalla tosiaan vielä ne hintalaput”, Räsänen kuvailee, että tottahan jokainen osaa kasata suunnitelman, johon on kerätty kaikki herkut mitä mieleen juolahtaa, ja varmasti jokainen asiakas ottaisikin moisen ”fantasiapitsan” lautaselleen. Sitten seuraakin iso pettymys, kun ruvetaan laskemaan hintaa, ja huomataan ettei budjetti kestä. Tarjoamisen vastapainoksi myös asiakkaan itsensä – eli tapahtuman järjestäjän – pitäisi ”osata ostaa”.
”Monesti asiakas kysyy tarjousta äänestä, valoista ja videoista. Halutaan vaikkapa valaistusta, mutta jos ei osteta samalla valosuunnitelmaa ei saada haluttua tunnelmaa. Ilman ’designia’ ei synny ainutkertaista kokemustakaan.” Räsänen neuvookin, että tapahtumaa suunnittelevan olisi hyvä sisällyttää tarjouspyyntöön, millaista tunnelmaa halutaan. ”Kerro millaisena näet tapahtumasi: haluatko ’Las Vegasia’ vai haluatko ’1930-luvun Pariisia’. Sen jälkeen löytyy ammattilaisia, jotka osaavat sen kyllä toteuttaa.”
Liikkuvia osia
Tapahtumajärjestämiseen sisältyy lukematon määrä liikkuvia osia ja vastuualueita: pitää sopia kuka koordinoi kokonaisuutta, kuka ottaa haltuun aikataulut, kuka pystytys- ja purkujärjestykset, kuka logistiikan. Kaiken pitää mennä oikein päin, että kokonaisuus toimii. Osaavien, kokeneiden ammattilaisten avulla ja yhteistyöllä syntyy totta kai hyvää jälkeä, mutta mistä pitäisi lähteä liikkeelle, ja milloin?
”Sitä parempaan lopputulokseen päästään mitä aikaisemmin tilaaja ja tekninen toteuttaja ovat yhteydessä. Ja tämä on entistäkin tärkeämpää silloin, kun ollaan lähdössä tekemään tapahtumaa ilman aiempaa yhteistä kokemusta.” Räsäsen kannustaa vuoropuheluun jo ennen tarjouskierrosta. ”Teknistä toteuttajaa kannattaa pyytää pöydän ääreen jo siinä vaiheessa, kun hahmotellaan mitä ollaan tekemässä ja hakemassa. Heti alkaa sinkoilla ajatuksia molemmin puolin pöytää, kun kuullaan tapahtuman luonteesta, tilasta, väkimäärästä ja erikoistoiveista. Sen jälkeen ruvetaan haarukoimaan millaisilla budjeteilla ja aikatauluilla se onnistuisi.”
Ajattelu on ilmaista
”Tietysti järjestäjä haluaa – ja julkisyhteisöjen on pakkokin – kilpailuttaa tapahtumansa, mutta olennaisinta on lopulta, että valitsee tarjoajien joukosta sellaisen toteuttajan, joka on luotettava ja jonka kanssa on helppo toimia”. Tilaajan kannalta on mutkattominta, jos ulkoistaa vastuut yhdelle tekniselle tuottajataholle, joka suunnittelee kokonaisuuden yhdessä asiakkaan kanssa ja kilpailuttaa eri osiot. Tällöin tilaajan ei tarvitse uhrata energiaansa käydäkseen samoja nuotteja läpi eri tahojen kanssa.
Palataan lopuksi lähtöruutuun eli sen neuvottelupöydän ääreen, jossa tapahtuman toteuttamisen ensimmäiset askelmerkit piirretään. Räsänen kertoo monesti hämmästyneensä sitä, kuinka usein jonkin hyvän idean heittääkin tiimissä sellainen henkilö, jonka omalle mukavuus- ja vastuualueelle kyseinen seikka ei edes kuulunut.
Kun ollaan kasvokkain, kynnys ajatusten pallotteluun on matalalla, ja mikäs sen parempaa. ”Ideat ovat aina ilmaisia, vasta niiden toteuttaminen maksaa!”
Kuva: Ralph Larmann • Valot: Pekka Martti • Video: Ari Levelä