Kansainvälistä kiitosta sujuvista järjestelyistään kerännyt Suomen EU-puheenjohtajakausi hoitui saumattomana yhteistyönä tilaajan ja teknisten toteuttajien kesken. Broadway Finland vastasi kaikkien noin sadan kokouksen tilojen visuaalisesta ilmeestä, somistuksesta ja kaluste-elementeistä.
Joulukuussa päättynyt Suomen EU-puheenjohtajakausi oli kansainvälisen näkyvyyden kannalta maallemme merkittävä, ja tapahtumatekniikan näkökulmasta vaativa projekti, joka vietiin onnistuneesti maaliin yhteisenä ponnistuksena. Broadwayn Jones Pohjanvuoren mielestä yksi Suomen puheenjohtajakauden avainsanoja on luottamus.
”Näin isot keikat eivät taitu keneltä tahansa. Me Broadwaylla voimme olla ylpeitä, että meidät haluttiin pelaajaksi tiimiin. Tämän tason tapahtumiin voi päästä mukaan vain, jos on valmiudet vastata vaativimmankin tilaajan tarpeisiin ja kyky reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Myös yhteistyöhalu muiden kanssa on olennaista – kukaan ei hoida tämän mittaluokan keikkaa yksin.”
Suomen puheenjohtajakausi oli Broadwaylle puolentoista vuoden rutistus, mistä ennakkosuunnittelu ja valmistelut haukkasivat vuoden, ja tapahtuma rakentamisineen ja purkuineen puoli vuotta, heinäkuusta joulukuuhun 2019.
”Onnistunut tapahtuma rakentuu osiensa summasta. Kun on monta toimijaa, koordinointi on ehdottoman olennaista. Cateringista turvamiehiin jokaisen täytyy tajuta mistä on kyse ja mitkä ovat tavoitteet. ’Rikkinäisiä puhelimia’ ei saa olla, eli viestien pitää kulkea ja kaikkein on puhuttava samaa kieltä”, Pohjanvuori luonnehtii.
Kokouspaikan visuaalisesta ilmeestä vastasi Broadwayn Hokkuspokkus-tiimi Jaana Ketvellin johdolla. Broadwayn osalta projektia veti Jani Pellikka tiiviissä yhteistyössä Ketvellin kanssa.
Kaksikko ei uskalla edes arvioida, millaisia määriä työkuvia, 3D-malleja ja muita teknisiä kuvia tuli piirrettyä noin sataa kokoustapahtumaa varten.
Suunnitteluvaiheessa haasteita aiheutti esimerkiksi se, ettei Finlandia-taloa voitu varata EU:n käyttöön katkotta puoleksi vuodeksi, vaan intensiivisten kokousjaksojen välillä tiloilla oli muuta käyttöä.
”Jokaisen elementin kohdalla piti tarkkaan miettiä mikä voi jäädä milloinkin paikalleen, ja minkä taas pitää olla järkevästi ja nopeasti purettavissa, siirrettävissä välivarastoon – ja taas pystytettävissä”, Pellikka mainitsee.
Kovien elementtien lisäksi Hokkuspokkuksen työtä olivat niin ikään kokouspaikan pehmeät somisteet, johon lukeutui muun muassa satoja metrejä mattoja ja verhoja.
Jaana Ketvellin mukaan kaikkien sisustuselementtien valmistuksessa pyrittiin huomioimaan luontoa säästävä elinkaariajattelu, eli kertakäyttötuotteiden sijaan suosittiin uusiokäyttöön soveltuvia tuotteita, joista osa löysikin heti tapahtuman jälkeen uuden kodin kokouspaikkana toimineesta Finlandia-talosta.
EU-kokousten tunnelma- ja somistusvalaistukseen Broadway toimitti lähes sata upeaa suomalaista design-valaisinta, joiden sijoittelussa otettiin huomioon Finlandia-talon pääsalin ajoittainen jakaminen kahteen osaan. Kokouspaikan opastetauluiksi ja tiedotustilan näyttäväksi kuvaustaustaksi parhaiten soveltuvaa tuotetta jouduttiin pohtimaan pidempään, kunnes ihanteelliseksi ratkaisuksi löytyi Seraluxin erinomainen taustavalaistu kangasbanneri.
Jones Pohjanvuori summaa, että työskentely EU-projektissa toi Broadwaylle ja sen henkilöstölle arvokasta lisäkokemusta, mikä entisestään vahvistaa yrityksen iskukykyä toimia tulevaisuudessakin pitkäkestoisten, vaativien projektien luottopelaajana ja muiden yritysten innovatiivisena yhteistyökumppanina.
Suomen puheenjohtajakauden kokousvastaava Annikka Alanko Valtioneuvoston EU-asioiden osastolta on kerännyt kokemusta korkean tason kokousjärjestelyistä jo Suomen edellisiltä puheenjohtajakausilta vuosina 1999 ja 2006.
Alanko luonnehtii, että noista vuosista EU on tietyllä tapaa arkipäiväistynyt.
”Aiemmilla kerroilla pidettiin tärkeänä näyttää vieraille Suomen eri puolia, ja kokoukset järjestettiinkin yli 20 paikkakunnalla. Nyt ei haluttu rakentaa vastaavaa maakuvallista näytelmää, vaan puheenjohtajakausi hoidettiin kestävän kehityksen hengessä vain yhdessä kaupungissa – ja periaatteessa yhdessä ja samassa paikassa.”
Alangon mukaan EU-puheenjohtajuus on poikkeuksellisen mittaluokan kokoustapahtuma Suomessa, ja sitä se on väistämättä ollut myös tapahtumaa toteuttaneille yrityksille.
”Varsinkin tätä taustaa vasten on ollut hienoa nähdä omin silmin suomalaisen ammattiyhteisön saumaton yhteispeli ja se kuinka upeasti eri osa-alueita hoitaneet yhteistyökumppanit ottivat haasteen vastaan.”
Alanko kiittelee tapaa, jolla toiveisiin tartuttiin Broadwayn Hokkuspokkus-tiimin vastuualueella.
”Hokkuspokkus osoitti valtavan hienoa ammattitaitoa, kaikesta näki että he ovat olleet monessa mukana”, Alanko toteaa.
Finlandiatalon somistuksen ja kalustuksen raameina Hokkuspokkukselle oli EU-puheenjohtajuuden visuaalista ilmettä noudatteleva, kokouspaikan arkkitehtuuria kunnioittava toimiva tyylikkyys, jonka tulisi palvella minimaalisin muutoksin koko puolivuotisen puheenjohtajakauden ajan.
Puolivuotisen urakan tärkeimmät etapit osuivat aloituskuukauden eli heinäkuun lisäksi syyskuuhun, jolloin järjestettiin kaikki kymmenkunta isoa ministerikokousta.
”Meidän näkökulmastamme kaikki toimi alusta loppuun kuin tanssi, eikä kesken kaiken tarvittu suurempia muutoksia – hätäratkaisuista nyt puhumattakaan”, Alanko toteaa.
Puheenjohtajakauden lopussa kerätyn palautteen mukaan Suomi hoiti puheenjohtajakautensa järjestelyt esimerkillisen hienosti. Myös kokouksien isäntäkaupunki Helsinki todettiin tarkoitukseen mitä toimivimmaksi kaupungiksi.
Alanko arvostaa sitä, että mahdolliset matkan varrella vastaan tulleet tiukat tilanteet hoidettiin toteuttajien kesken niin nopeasti ja vähin äänin, että isäntämaa ja kansainväliset vieraat saattoivat keskittyä olennaiseen.
”En pidä mahdottomana, etteikö tällaisen projektin kuluessa joku saattanut saada vähän harmaita hiuksiakin – mutta se ’joku' emme olleet me”, Alanko hymyilee tyytyväisenä.