Kevään BroadCastissa julkaisimme ensimmäisen osan artikkelista, jossa pohditaan onnistuneen tapahtuman askelmerkkejä. Seuraavassa vielä lisää vinkkejä samasta teemasta kaikille, joiden toimenkuva mitenkään sivuaa tapahtuman ideointia, suunnittelemista, järjestämistä tai tilaamista.
• Olipa suunnitteilla yritysjuhlat, suuren luokan viihdeshow tai mitä tahansa siltä väliltä, tiettyjen suuntaviivojen seuraaminen takaa lopputuloksen, jota niin tilaaja, tekninen toteuttaja kuin juhlien vieraatkin muistelevat lämmöllä pitkään.
• Viihdemaailma ja yritystapahtumat lähestyvät koko ajan toisiaan. Nykyään tapahtumiin osataan panostaa, sillä niin tilaajat kuin osallistujatkin ovat tottuneet kokemaan vaikuttavia show-esityksiä – halu ylittää kaikki aiemmin koettu näkyy yhä selvemmin tapahtumatuotannon kaikilla sektoreilla.
• Kokemuksellisuutta ja ainutkertaisuutta ei synny kiireellä eikä tuurilla: tapahtumatuotannon ammattilaisten kanssa yhteistyössä on vaivatonta rakentaa yhteinen visio ja kokonaiskuva siitä, miten eri osa-alueet loksahtavat yhteen. Värimaailmojen, tunnelmien, tarpeiden ja päämäärien pitää kulkea käsi kädessä.
• Ennakkosuunnittelu ja -valmistelu tuo kustannussäästöjä, sillä se nopeuttaa toteutusta sekä lyhentää pystytystä ja tilan vuokra-aikaa. Rakenteiden, valaisun, somistusten ja muun visuaalisen mallintaminen 3D-muodossa auttaa kaikkia osallisia hahmottamaan lopputuloksen etukäteen, testaamaan suunnitelman toimivuutta sekä tunnistamaan pulmat ja pullonkaulat.
• Hintalappu on tänä päivänä entistä tärkeämpi. Kaikkien herkkujen kerääminen samalle lautaselle on houkuttelevan helppoa. Oikean vaihtoehdon valinta helpottuu, kun herkuille on määritelty hinta. Näin vältytään pettymyksiltä ja turhalta työltä, kun ei viedä liian pitkälle suunnitelmia tapahtumasta, jollaista budjetti ei tule sallimaan.
• Ammattilainen laskee tapahtumallesi mielellään vaikka kolme vaihtoehtoista pakettihintaa: ”kaikilla herkuilla”, ”minimikattauksella” ja tietysti myös ”siltä väliltä”. Eri vaihtoehtojen optimointi edellyttää pallottelua tilaajan ja toteuttajan kesken: ”jos vähennetään videoseiniä, voidaanko ottaa lisää valoja – tai päin vastoin?”
• Tapahtuman tekniikkabudjettia voi toki alustavasti haarukoida ominkin päin Broadwayn näppärän EasyEvent-palvelun avulla. Kokonaisvaltaiseen ja näkemykselliseen tapahtumasi visualisointiin suosittelemme HokkusPokkus-tiimimme kiiteltyjä ammattilaisia.
• Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – ollaan siis yhteydessä!
Jussi Kylliäinen Puh. 041 504 4446
Leena Erähalme Puh. 040 732 0942