Olipa suunnitteilla yritysjuhlat, suuren luokan viihdeshow tai mitä tahansa siltä väliltä, tiettyjen suuntaviivojen seuraaminen takaa lopputuloksen, jota niin tilaaja, tekninen toteuttaja kuin juhlien vieraatkin muistelevat lämmöllä pitkään. Huolella suunniteltu tapahtumatekniikka on jokaisen tapahtuman ensimmäinen askel.
Seuraavassa tukku vinkkejä jokaiselle, jonka toimenkuva liippaa jossain kohtaa tapahtuman suunnittelemista, järjestämistä tai tilaamista.
• Tapahtumatekniikkaan ja sen toteuttamiseen sisältyy lukematon määrä liikkuvia osia ja toimenkuvia: yksi koordinoi kokonaisuutta, toinen ottaa haltuun aikataulut, kolmas pystytys- ja purkujärjestykset, neljäs logistiikan. Valon, videon, äänen ja somistuksen ammattilaiset rakentavat oman panoksensa edellisten päälle.
• Kaiken pitää mennä oikeassa järjestyksessä, että kokonaisuus toimii. Yhteistyössä osaavien, kokeneiden ammattilaisten kanssa syntyy hyvää jälkeä.
• Tapahtuman ensimmäiset askelmerkit piirretään suunnittelupöydässä, jonka ääreen kannattaa varhaisessa vaiheessa kutsua myös tapahtuman (todennäköinen) toteuttaja. Ja suunnittelupöydässä aivomyrskyt ovat sallittuja, sillä ideat ovat ilmaisia, vasta niiden toteuttaminen maksaa!
• Juhlien isäntänä luonnoksesi alkavat muuttua toiveista todeksi, kun kerrot toteuttajalle tapahtumasi luonteesta, tilasta, väkimäärästä ja erikoistarpeista. Sen jälkeen aikataulujen ja budjettien sommittelu on paljon helpompaa.
• Hyvää jälkeä syntyy, kun ollaan liikkeellä ajoissa ja soudetaan venettä samaan suuntaan. Olipa tapahtuman kokoluokka mega tai mini, suunnitelmiin voi joskus käytännön syistä tulla yllättäviä viime tingan muutoksia mutta silloinkin on eduksi, että liikkeelle oltiin päästy hyvissä ajoin.
Tunnelmalla on tekijänsä
• Sisällytä tarjouspyyntöön suuntaviivoja siitä, millaista tunnelmaa tavoittelet: veisitkö vieraasi mieluummin 1930-luvun Pariisiin vai nykypäivän Las Vegasiin?
• Kannattaa ostaa kokonaisuus suunnitelmineen, ei pelkkää tekniikkaa kuten äänentoistoa, valaistusta, lediseiniä ja lavoja. Vasta asiantunteva ja näkemyksellinen valo- ja videosuunnittelu synnyttää haluamasi tunnelman, ja ilman räätälöityjä suunnitelmia ainutkertainen kokemus saattaa jäädä haaveeksi.
• Mieti kannattaako tapahtumatoteutus kilpailuttaa viimeiseen euroon asti, vai onko olennaisempaa valita joukosta toteuttaja, jolla on luotettava maine ja jonka kanssa yhteistyö tuntuu sujuvan.
• Vuoropuhelu on aina tärkeää – ja vielä tärkeämpää se on silloin, jos tilaaja ja tekninen toteuttaja ovat lähdössä tekemään tapahtumaa yhdessä ensi kertaa, ilman aiempaa kokemusta yhteistyöstä.
• Tilaajalle on mutkattominta ulkoistaa vastuut yhdelle tekniselle tuottajataholle, joka suunnittelee kokonaisuuden yhdessä asiakkaan kanssa ja kilpailuttaa tilaajan puolesta eri osiot. Tällöin tilaajan ei tarvitse uhrata aikaa ja energiaa käydäkseen samoja nuotteja läpi lukuisien eri tahojen kanssa.
Tehdäänkö sinunkin tapahtumastasi ikimuistoinen?
Ota yhteyttä!
Puh. 041 504 4446
Puh. 040 732 0942
Comments