Näin talvikauden päättyessä sisätapahtumat ja -tilaisuudet alkavat olla tältä erää paketissa, ja tapahtumasektorilla siirrytään pian Suomen kesäisen – toivottavasti vähäsateisen – taivaan alle.
Lomien alkuun on kuitenkin vielä tovi, ja ehkä hyvä niin: nyt on hyvää peliaikaa polkaista käyntiin syyskauden tapahtumien, yritystilaisuuksien ja messukeikkojen valmistelut, ennen kuin kaikki muut ehtivät jaolle. Kun tekee suunnitelmat ja alustavat varaukset jo ennen lomia, kesällä laiturinnokassa mieli lepää kun tietää, että asiat samanaikaisesti rullaavat jo tahollaan eteenpäin tapahtuma-ammattilaisten voimin.
Tässä ”to do” -henkinen tapahtumajärjestäjän muistilista loppukevään viikoille:
TILA
• Varaa paikka tilaisuuksille ja tapahtumille hyvissä ajoin – parhaat tilat ja ajat menevät ensin
• Tapahtumallesi sopivien paikkojen ja päivien määrä on rajallinen – valinnanvara vähenee, kun buukkausrumba syyskauden alussa toden teolla käynnistyy
SISÄLTÖ
• Tee alustavat varaukset tapahtuman ohjelmakokonaisuudesta mahdollisimman ajoissa
• Ykköskastin esiintyjien kalenteri täyttyy nopeimmin – jos haluat tietyn juontajan, artistin tai esiintyjän, niitä on vain se yksi
• Jos tapahtuman henki tai teema on vielä työn alla, kannattaa kertoa ajatuksista tapahtuma-alan ammattilaiselle. Jalostetaan ideat toimivaksi tapahtumaksi yhdessä
• Tapahtuman kruunaa herkullinen ja toimiva catering – sekin kannattaa buukata siis hyvissä ajoin, kun palveluntarjoajissa riittää valinnanvaraa
TEKNIIKKA
• Tapahtumapaikka, ohjelmasisältö ja tekniikka ovat saman palapelin osia, niiden täytyy loksahtaa yhteen
• Tila ja ohjelmasisältö määrittelevät tapahtuman toteutuksen – varaamalla tekniikan ajoissa varmistat, että saat sen mitä tarvitaan
• Olipa kyseessä yritystilaisuus, messut tai muu tapahtuma, Broadway räätälöi tarpeisiisi kokonaispaketin äänentoistoa, valaistusta, screenejä, graafista kokonaisilmettä ja taustakankaita myöten
• tapahtuman tekniikkabudjettia voi hahmotella ominkin päin EasyEvent-palvelumme kautta
SOMISTUS
• Tapahtuman kokonaisvaltaiseen ja näkemykselliseen visualisointiin suosittelemme Hokkuspokkus-tiimimme kiiteltyjä ammattilaisia. Heiltä saat sen, mitä tilaisuutesi kaipaa – hienovaraisesta somistuksesta todellisiin ”wow”-efekteihin • Messutapahtumissa kannattaa satsata yrityksen brändiä, tavoitteita ja ydinviestiä palvelevaan osastoon – autamme varmistamaan, että messuosastosi erottuu edukseen runsauden keskellä
Eiköhän tartuta toimeen nyt ja varmisteta, että tapahtumasi tekniikka ja visualisointi on osaavissa käsissä – ja ennen muita!
Ota yhteyttä!
jussi.kylliainen@broadway.fi, 041 504 4446 leena.erahalme@broadway.fi, 040 732 0942